Morele verantwoording van je programma

Elk programma met een looptijd van 5 jaar dient een tussentijdse en eindevaluatie uit te voeren. Zowel de tussentijdse als eindevaluatie dient door (een) externe evaluator(en) uitgevoerd te worden.

• De tussentijdse evaluaties dienen niet het geheel van het programma te omvatten maar kunnen zich concentreren op een land, een thema of een interventie. Er is een flexibiliteit wat betreft de timing van intermediaire evaluaties, die besproken kan worden tijdens de institutionele dialoog.
• Deze tussentijdse evaluatie speelt een belangrijke dubbele rol. Ze kan dienen om bij te sturen, maar zal tegelijkertijd ook een rol spelen bij de opstelling en beoordeling van een nieuw subsidiedossier.
• Een eindevaluatie bekijkt voor alle outcomes van een subsidiedossier of die bereikt zijn of niet. De primaire doelstelling van deze eindevaluatie is verantwoording afleggen over de resultaten die behaald werden.

Flexibiliteit

Wat betreft de timing van de uitvoering:

• tussentijdse evaluaties: flexibel en kan dus aangepast worden in functie van de finaliteit ervan.
• eindevaluatie: aan het einde van de interventie.

Overleg met DGD

• De jaarlijkse planning van evaluaties moet gecommuniceerd worden aan DGD tijdens de institutionele dialoog.
• Het KB bepaalt dat DGD evaluatievragen kan toevoegen aan de referentietermen. Deze toevoeging gebeurt steeds met respect voor de bepaalde scope en focus van de evaluatie zoals door de organisatie omschreven is in de referentietermen.
• De referentietermen kunnen via een ad hoc-overleg met DGD besproken worden of via e-mail afgestemd worden. In het laatste geval zal DGD binnen de twee weken de ontvangen referentietermen in de mate van het mogelijke becommentariëren.
• Finale rapporten van de evaluaties en hun management response worden voorgelegd aan de administratie binnen 30 dagen na de goedkeuring van deze response door de organen van de organisatie, of binnen drie maanden na ontvangst van de definitieve versie van het (de) evaluatierapport(en).

Publicatie van evaluaties en hun management response

• Evaluaties en hun management response worden gepubliceerd binnen 3 maanden na ontvangst van het eindrapport. Dit gebeurt minimum langs de website van de gesubsidieerde organisatie.
• De organisatie kan beslissen om het evaluatierapport en management response in hun geheel of delen ervan niet te publiceren. In dat geval moet er transparantie zijn over de redenen waarom het rapport/de management response (of delen ervan) niet publiek gemaakt wordt.

Tijdsbestek

De contracten voor de eindevaluatie moeten ten minste vóór het einde van het programma (31/12/2026) worden vastgelegd, maar kunnen nog tot 30/06/2027 worden betaald.

Overeenkomstig het Koninklijk Besluit wordt de eindevaluatie binnen 3 maanden na ontvangst van het eindverslag gepubliceerd. Dit gebeurt in ieder geval via de website van de gesubsidieerde organisatie. De eindevaluatie wordt ook aan de administratie voorgelegd. De eindevaluatieverslagen maken samen met de management response deel uit van het eindverslag dat uiterlijk 6 maanden na afloop van het programma (= uiterlijk 30/06/2027) bij de administratie moet worden ingediend.