Gemeenschappelijke programma's - ngo-federatie

Menu

Gemeenschappelijke programma's

ContactpersoonArnout Justaert
07 Sep 2018
Regelgeving DGD 2017-2021

Je kan samen met een andere ngo een programma indienen bij DGD. Welke gevolgen heeft dat op de regelgeving? Hieronder alle vragen op jouw antwoorden.

Context

Sinds de programmacyclus 2017-2021 kan je samen met 2 of meerdere ngo’s een vijfjarenprogramma indienen bij DGD (federale overheid).

De gemeenschappelijke programma’s kaderen in de ambitie van de sector en de overheid om de complementariteit en synergie tussen de actoren van de niet-gouvernementele samenwerking te versterken, de administratieve werklast voor de betrokken partijen te verlagen en collectief leren te stimuleren.

Sinds 2017 werken 34 leden van ACODEV, ngo-federatie en Fiabel samen in 12 gemeenschappelijke programma’s. Ook de drie federaties (ngo-federatie, ACODEV en Fiabel) werken samen in een gemeenschappelijk programma. De gemeenschappelijke programma’s zijn erg divers. Sommige leden werken enkel op enkele operationele vlakken samen, anderen zien deze samenwerking breder.

Regelgeving gemeenschappelijke programma's

Gemeenschappelijke programma’s dienen aan dezelfde aspecten te voldoen als individuele programma’s. 

Wat zegt de regelgeving?

wet OS art. 27 paragraaf 2

Om in aanmerking te komen voor financiering, voldoet een programma aan de volgende voorwaarden

  • passen binnen het strategische plan opgemaakt door de aanvrager(s) overeenkomstig de door de Koning bepaalde nadere regels;
  • per resultaat of resultatengroep aanduiden op welke manier het bijdraagt tot de realisatie van één of meerdere in paragraaf 1 bedoelde GSK's;
  • een resultaatgerichte benadering voorstellen die de jaarlijkse opvolging van de specifieke doelstellingen per GSK en de evaluatie van de resultaten mogelijk maakt;
  • de door de Koning bepaalde kwaliteitscriteria naleven;
  • de door de Koning bepaalde maximale duur niet overschrijden;
  • een nauwkeurig budget voorstellen voor de duur van het programma, dat het geheel weergeeft van de materiële, financiële en menselijke middelen die nodig zijn om de beoogde resultaten te bereiken;
  • een budget voorstellen dat ten minste gelijk is aan het door de Koning bepaalde bedrag;
  • zijn budget concentreren binnen één of meerdere GSK's overeenkomstig paragraaf 1, vierde lid, 2°.

 

KB 2016 art. 18

Het programma moet een resultaatgerichte benadering hebben, aangetoond door:

  • een veranderingstheorie;
  • een beschrijving van de outcomes op niveau van de directe, intermediaire of eindbegunstigden;
  • de kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren met hun basiswaarden en hun doelwaarden op drie jaar en vijf jaar voor deze outcomes;
  • indicatoren die specifiek, meetbaar, realiseerbaar en relevant zijn;
  • een risicoanalyse.

Methodologische aspecten

De belangrijkste methodologische aspecten voor gemeenschappelijke programma’s die in het KB 2016 werden opgenomen:

  • Gemeenschappelijke programma's moeten aan dezelfde criteria voldoen als de individuele programma's. Een gemeenschappelijk programma is geen optelsom van verschillende programma's, maar wel degelijk een enkel programma. De coherentie kan uit verschillende aspecten bestaan, maar moet duidelijk worden geschetst in het programma-document. (bv complementaire werking, geografische overlap, zelfde thematische benadering, aanvullend noord- en zuidluik, …)  
  • Het enige verschil met een programma met één actor is dat de subsidie wordt verdeeld onder de aanvragers op basis van het budget.  Maar het principe blijft: een programma is een programma, geen systeem met meerdere snelheden.
  • Geen maximum of minimum van het aantal actoren.
  • Een gemeenschappelijk programma is niet mogelijk tussen actoren van verschillende categorieën, bijvoorbeeld tussen organisaties van de civiele maatschappij (cmo’s) en institutionele actoren (IA).
  • Een gemeenschappelijk programma kan uit een werking in België en een werking in de partnerlanden bestaan.
  • Een enkele theory of change voor het gehele programma.

Financiële aspecten

De volgende financiële aspecten werden opgenomen in de regelgeving voor de gemeenschappelijke programma’s (KB 2016):

  • Een programma met een luik in het Zuiden moet minstens een gemiddeld jaarlijks budget van € 2 miljoen hebben. Een programma dat enkel een luik in het Noorden bevat moet minstens een gemiddeld jaarlijks budget van € 750.000 hebben.
  • Het systeem van medefinanciering volgens de sleutel van 80/20 voor het geheel van het programma. Dus zowel voor het deel dat gelinkt is aan één of meerdere GSK’s als voor het deel (max. 25% per programma) dat buiten de GSK’s valt. Elke geaccrediteerde organisatie draagt minstens 20% van zijn budget bij en vraagt maximum 80% aan DGD.
  • Een enkel budget voor het hele programma, en toewijzing van dit budget per geaccrediteerde actor.
  • Mogelijkheid voor het aanvragen van extra beheerskosten om rekening te houden met het coördinatiewerk van een gemeenschappelijk programma.

Indiening en beoordeling

Een gemeenschappelijke programma wordt in zijn geheel onderzocht en beoordeeld op basis van hetzelfde beoordelingsinstrument als de individuele programma's. Dus één evaluatieformulier per land en één samenvattingsformulier.

Buiten de mogelijkheid voor het aanvragen van extra beheerskosten voor gemeenschappelijke programma's, is er geen bijkomende stimulans voorzien. Een "bonus" bij de beoordeling is wel denkbaar in termen van synergiën en complementariteit, daar de ngo’s die samen een programma indienen heel wat synergiën en complementariteit identificeren.

Uitbetaling en budgetaanpassingen

De wetgeving bepaalt dat de uitbetaling van de schijven wordt behandeld op niveau van de organisatie (KB 2016 Art. 32 § 6):

  • Wanneer het programma voorwerp is van samenwerking tussen verschillende erkende organisaties, wordt het voldoen aan de voorwaarden voor het vrijgeven van de schijven van elke organisatie op het niveau van elke organisatie beoordeeld.

De regels voor budgetaanpassingen (KB 2016 Art. 34) zijn van toepassing op het budget van elke ngo apart. Er zijn geen extra modaliteiten voorzien voor verschuivingen tussen organisaties binnen een gemeenschappelijk programma. Aanvragen voor budgetaanpassingen moeten individueel ingediend worden. In het kader van de gemeenschappelijke doelstellingen is overleg tussen de betrokken actoren sterk aanbevolen alvorens de aanvraag tot budgetaanpassing wordt ingediend.

Er zijn geen budgetverschuivingen mogelijk tussen de betrokken ngo’s van een gemeenschappelijk programma (zonder een aanpassing van hun Ministerieel Besluit). Er worden geen budgettransfers tussen organisaties aanvaard want:

  • elke actor heeft een eigen subsidie en een eigen schijf
  • elke actor heeft een individuele engagement en bestelbon
  • elke actor is verantwoordelijk voor zijn eigen subsidie (ook binnen een gemeenschappelijk programma)

Uitgaven kunnen echter wel verdeeld worden zoals hieronder uitgelegd.

Verdeling van de uitgaven

Een uitgave kan tussen verschillende organisaties verdeeld worden in het kader van o.a. gemeenschappelijke programma’s. Algemene principes die gelden zijn: administratieve vereenvoudiging, flexibiliteit en transparantie.

Wat is de aanpak? Een uitgave kan verdeeld worden tussen verschillende organisaties en ten laste van hun subsidie gelegd worden:

  • ORG A neemt volledige betaling van uitgave X voor haar rekening
  • ORG B stort de afgesproken bijdrage van die uitgave (Xb) aan ORG A
    • Bijdrage (Xb) verschijnt bij ORG B als uitgave
    • Bijdrage (Xb) verschijnt bij ORG A als krediet

=> In beide boekhoudingen verschijnen deze bedragen op een coherente en expliciete manier

De sleutelvoorwaarde is wel dat de betrokken organisaties een samenwerkingsovereenkomst afsluiten die globale context en verdelingsprincipes opneemt:

  • Beoogd gemeenschappelijk doel
  • Globale context: bv. budget coördinatie is verdeeld tussen verschillende organisaties
  • Reikwijdte van het verdelingsmechanisme
  • Verdelingsmechanisme

Voor gemeenschappelijke programma’s betekent dit dat de samenwerkingsovereenkomst als addendum bij de Structurele Samenwerkingsovereenkomst gevoegd wordt.

Hoe moeten organisaties dit verantwoorden?

  • ORG A:

    • Verantwoordingsstuk van volledig bedrag X zit bij ORG A
    • nota die aangeeft hoe de verdeling is van deze uitgave X tussen ORG A (Xa) en  ORG B (Xb)
    • bewijs van ontvangst van de storting van bedrag (Xb) door ORG B
  • ORG B:
    • bewijs van de storting van bedrag (Xb) aan ORG A
    • nota die aangeeft hoe de verdeling is van deze uitgave X tussen ORG A (Xa) en  ORG B (Xb)

Deze informatie komt uit Note technique 11 – Mécanisme de répartition d’une dépense entre plusieurs ACNG die gevalideerd is geweest op het NGSOC van 16/10/2018. Deze nota zal binnenkort beschikbaar zijn.

Opmerking : deze nota geldt enkel voor DGD. Hiermee zijn mogelijke BTW-issues niet gedekt.

Morele verantwoording

De morele verantwoording van gemeenschappelijke programma’s bestaat net als voor andere programma’s uit drie luiken (KB 2016 Art. 45):

  1. Publicatie in IATI
  2. Performantiescores (en geleerde lessen)
  3. Evaluaties met management response

Publicatie in IATI

Elke organisatie binnen een gemeenschappelijk programma publiceert individueel in IATI over haar deel van de activiteiten. Specifieke bepalingen voor de gemeenschappelijke programma’s (denk aan de publicatie van gezamenlijke indicatoren) zijn terug te vinden in het addendum[PVP1]  van de IATI-handleiding. In dit Excel-document kan je filteren volgens de TAGs ‘Programme commun’ en ‘Gemeenschappelijk programma’ om alle speciale bepalingen te raadplegen. 

Lees hier meer over IATI

Performantiescores

De  performantiescores en geleerde lessen per outcome dien je als gemeenschappelijk programma samen in. De gemeenschappelijke outcomes worden gezamenlijk beheerd, individuele outcomes worden individueel beheerd, maar alles wordt samen ingediend. De performantiescores plaats je op de gemeenschappelijke pagina voor jouw organisatie op het DGD-extranet. De geleerde lessen plaats je in de map van het correcte land op het GSK-extranet.

Lees hier meer over de performantiescores

Lees hier meer over het extranet

Evaluaties

Mid-term evaluaties moeten niet het geheel van het programma afdekken maar kunnen zich richten op een deelaspect van het programma. Eindevaluaties moeten oordelen over het halen van alle outcomes op het einde van het programma. De organisaties binnen een gemeenschappelijk programma kiezen hoe ze voldoen aan deze vereisten voor mid-term en eind-evaluaties. Dit kan via een gemeenschappelijke evaluatie, maar moet zeker niet.

Afspraken met DGD over gezamenlijke evaluatie:

  • Waar organisaties het nuttig achten, kunnen gemeenschappelijke evaluaties uitgevoerd worden die een uitspraak doen over één of meerdere outcomes van de betreffende organisaties. Dit kan binnen een individueel of binnen een gemeenschappelijk programma. Een gemeenschappelijke evaluatie moet nuttig ervaren worden en kan niet verplicht worden (ook niet in het kader van gemeenschappelijke programma’s, GSK’s, …).
  • Dergelijke gemeenschappelijke evaluaties kunnen gekaderd worden binnen een GSK maar dit is zeker niet noodzakelijk.
  • Een organisatie is verantwoordelijk voor haar eigen outcomes. Binnen een gezamenlijke evaluatie moeten er bijgevolg uitspraken zijn over de verschillende outcomes die er in aan bod komen.  Binnen gemeenschappelijke programma’s dragen organisaties voor sommige outcomes een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Deze outcomes kunnen dan ook gezamenlijk geëvalueerd worden.

Lees hier meer over evaluaties

Financiele verantwoording

De financiële verantwoording gebeurt op organisatieniveau. Er is dus geen verschil voor ngo’s die in een gemeenschappelijk programma werken.

  • Wanneer een goedgekeurd programma verscheidene erkende organisaties verenigt (…), elke organisatie is verantwoordelijk voor de financiële verantwoording van haar subsidie (KB art 23, paragraaf1)
  • Wanneer het een gezamenlijk programma van verschillende erkende organisaties betreft, wordt het financieel rapport ingediend door elke organisatie die de subsidie heeft ontvangen (KB art. 47 paragraaf 3)

Lees hier meer over de financiële verantwoording

    Institutionele dialoog

    Ngo’s die samen een gemeenschappelijk programma hebben ingediend, worden in principe uitgenodigd voor een gemeenschappelijke institutionele dialoog. Ngo’s hebben echter recht op een individuele dialoog. Indien er redenen zijn om het luik over de institutionele, organisatorische en strategische evolutie van de organisaties in aparte dialogen te bespreken, kan dat in overleg tussen de organisaties en de coördinerende dossierbeheerder beslist worden.

    Lees hier meer over de institutionele dialogen

    Certificering M&E

    De certificering gebeurt op het niveau van elke actor. In het kader van de gemeenschappelijke programma’s is overleg tussen de betrokken actoren aanbevolen.  

    Lees hier meer over de certificering

    Website by MINSKY