Financieringsmodaliteiten - ngo-federatie

Menu

Financieringsmodaliteiten

ContactpersoonPaola Vallejo Patiño
29 Oct 2018
Regelgeving DGD 2017-2021 Financieel programmabeheer

Betaling van de subsidie

Wat zegt de regelgeving?

KB van 11 september 2016

Art. 32. § 1. De subsidie wordt uitbetaald volgens de jaarlijkse schijven die in het subsidiebesluit zijn voorzien.

§ 2. De schijven worden vrijgegeven op de volgende cumulatieve voorwaarden :

1° vanaf 15 januari van het betreffende jaar, of meteen na ontvangst van het financieringsbesluit wordt bij de administratie een schuldvordering ingediend;

2° de organisatie heeft conform artikel 47 of 48 in het jaar voorafgaand aan de indiening van de schuldvordering haar financieel rapport voorgelegd (deze voorwaarde is niet van toepassing op de eerste en tweede schijf);

3° dit financieel rapport toont een niet besteed saldo van het programma dat lager is dan 25 % van de laatste verantwoorde schijf. Voor de verantwoording van de eerste schijf wordt het hiervoor vermelde percentage gesteld op 50 %.

§ 3 Wanneer voorwaarde 3° van het eerste lid van paragraaf 2 niet wordt vervuld, kan de gesubsidieerde organisatie betaling van de schijf ontvangen op één van de volgende voorwaarden :

1° een uitgavenstaat voorleggen die aantoont dat het niet bestede saldo van het programma lager is dan 25 % van de laatste uitbetaalde schijf;

2° een schuldvordering indienen die is verlaagd met het deel van het saldo van het programma dat het in voorwaarde 3° van het eerste lid van paragraaf 2 te verantwoorden minimum overschrijdt. Deze verlaging van de schuldvordering is onherroepelijk en betekent een vrijwillige verlaging van het budget van het programma en het bedrag van de subsidie. Het eenvoudigweg overdragen van bedragen aan lokale partners wordt voor de onder 1° van het eerste lid bedoelde uitgavenstaat niet als uitgave beschouwd.

§ 4. Als in het laatste jaar van het programma een schuldvordering conform de §§ 2 of 3 niet voor 1 juli wordt ingediend, wordt de schijf vrijgegeven na voorlegging van het financieel eindrapport van het programma, en ter hoogte van de in het eindrapport verantwoorde bedragen.

§ 5. De normale betalingstermijn van de conform de §§ 2 of 3 ingediende schuldvordering is twee maanden. Wanneer deze termijn voor het referentiejaar niet wordt nageleefd, wordt de in paragraaf 2, eerste lid, 3°, in paragraaf 2, lid 2 en in paragraaf 3, eerste lid, 1° beoogde limiet van het niet bestede saldo verhoogd met 8 % per begonnen maand van vertraging.

§ 6. Wanneer het programma voorwerp is van samenwerking tussen verschillende erkende organisaties, wordt het voldoen aan de voorwaarden voor het vrijgeven van de schijven van elke organisatie op het niveau van elke organisatie beoordeeld.

Budgetaanpassingen

Het KB 2016 voorziet de mogelijkheid om in de loop van het programma flexibel om te gaan met het programmabudget. Aan de hand van volgende regels kan je dit op een goede manier aanpakken.

Verschillende budgetaanpassingen mogelijk:

Tussen rubrieken:

Budgetaanpassingen zonder voorafgaande goedkeuring van DGD (wel informatie!): er wordt aan de verdeling van de totale budgetten op 5 jaar geraakt zonder de vastgelegde limieten te overschrijden.

Budgetaanpassingen met voorafgaande goedkeuring van DGD: er wordt aan de verdeling van de totale budgetten op 5 jaar geraakt waarbij de vastgelegde limieten worden overschreden.

Tussen de jaren:

Budgetaanpassingen waarbij louter de jaarlijkse verdeling van het budget verandert. Ze moeten dus verwerkt worden zonder aanpassingen te brengen aan de (initiële) totale budgetten op 5 jaar. Gemakshalve wordt hiernaar verwezen als budgetverschuivingen.

Wanneer moet je een budgetaanpassing aanvragen?

Samengevat: alle budgetaanpassingen moeten worden gecommuniceerd aan DGD, maar goedkeuring is alleen nodig indien de vastgestelde limieten worden overschreven.

Wat zegt de regelgeving?

KB 2016 Art. 34.

§1. De middelen worden besteed conform het goedgekeurde budget.
§2. Elk jaar, uiterlijk op 30 september kan een aangepast budget voor de resterende jaren aan de administratie worden voorgelegd. Daarover wordt een discussie gevoerd in het kader van de in artikel 11 voorziene dialoog.
§ 3. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden:

1° toegestane afwijking voor het totaal van een begrotingspost binnen een outcome: vrij;
2° toegestane afwijking voor het totaal van een algemene budgetrubriek, binnen een outcome of de beheerskosten: de grootste afwijking tussen -30 % tot +30 % en € -10.000 tot + € 10.000;
2° toegestane afwijking voor het totaal van een outcome binnen een GSK : de grootste afwijking tussen -20 % tot +20 % en € -10.000 tot € +10.000;
3° toegestane afwijking voor het totaal van een GSK: de grootste afwijking tussen -10 % tot +10 % en € -10.000 tot € +10.000;
4° toegestane afwijking voor een niet door een GSK gedekt outcome: -100 % tot + 0 %.
Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.
§4. Elke budgetwijziging die deze limieten overschrijdt, of die leidt tot overschrijding daarvan, of die niet door §3 voorzien is, moet worden goedgekeurd door de administratie, die binnen een termijn van 60 dagen uitspraak doet voor een aangepast budget en binnen een termijn van 30 dagen voor een geïsoleerde aanpassingsaanvraag. Indien die termijn overschreden is, wordt de aanpassing beschouwd als aanvaard.

Mag je schuiven tussen de jaren?

Ja.

De limieten beschreven in KB Art. 34. § 3. worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.

Het budget en de outcomes zijn beschreven voor 5 jaar. Als er grote wijzigingen zijn gedurende de 5 jaar die aanleiding kunnen geven tot overschrijdingen van de limieten over het geheel van de 5 jaar dan moet hiervoor toestemming gevraagd worden. Goedkeuring voor tijdelijke overschrijdingen door de jaren heen moeten niet aangevraagd worden.

Mag je schuiven tussen GSK’s?

Ja.

KB Art. 34. § 3. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden:

3° toegestane afwijking voor het totaal van een GSK: de grootste afwijking tussen -10 % tot +10 % en € -10.000 tot € +10.000;

4° toegestane afwijking voor een niet door een GSK gedekt outcome: -100 % tot + 0 %.

Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.

Mag je schuiven tussen outcomes binnen GSK (specifieke doelstellingen)?

Ja.

KB Art. 34. § 3. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden:

2° toegestane afwijking voor het totaal van een outcome binnen een GSK: de grootste afwijking tussen -20 % tot +20 % en € -10.000 tot € +10.000;

Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.

Mag je schuiven tussen budgetrubrieken?

Ja.

KB Art. 1 17° "algemene budgetrubrieken":

1° voor de operationele kosten en de administratiekosten: (1) investeringskosten, (2) werkingskosten en (3) personeelskosten.

2° voor de beheerskosten: (1) personeelskosten, (2) audit en evaluatie kosten en (3) andere kosten;

KB Art. 34. § 3. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden:

1° toegestane afwijking voor het totaal van een begrotingspost [posten in het voorstellingsschema bij operationele kosten = hoofdzetel, lokaal kantoor, samenwerkingen, partners en bij beheerskosten = lokaal personeel, expats, personeel hoofdzetel] binnen een outcome: vrij;

2° toegestane afwijking voor het totaal van een algemene budgetrubriek, binnen een outcome of de beheerskosten: de grootste afwijking tussen -30 % tot +30 % en € -10.000 tot + € 10.000;

Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.

 

Samengevat wil dit zeggen dat de afwijkingen per 5 jaar moeten gezien worden en niet per jaar zoals vroeger het geval was.

Bijkomende opbrengsten

Wat zegt de regelgeving?

KB van 11 september 2016

Art. 31. § 1. De bijkomende opbrengsten van het programma worden aan een van de volgende behandelingen onderworpen:

1° hetzij worden ze direct afgetrokken van de gesubsidieerde directe kosten, naar rato van de subsidie;

2° hetzij worden ze in de boekhouding van de gesubsidieerde organisatie opgenomen naar rato van de subsidie, in een wijze dat traceerbaar is, gedurende een periode van het begin van het programma tot 5 jaar na het einde van het programma.

§ 2. De bijkomende opbrengsten kunnen tot 50 % van de eigen inbreng van het programma vormen als zij uitdrukkelijk zijn voorzien in het financieringsplan van het programma.

Art. 41. Voor het gebruik van bijkomende opbrengsten naar rato van de subsidie moet de gesubsidieerde organisatie een voorstel voorleggen aan de administratie. De administratie, conform artikel 16 van het koninklijk besluit van 5 maart 2015 houdende de organisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, neemt haar beslissing binnen een termijn van 60 dagen. Indien deze termijn overschreden is wordt de voorstelde besteding beschouwd als aanvaard.

Bijkomende opbrengsten in de praktijk

Hoe je met jouw bijkomende opbrengsten moet omgaan is beschreven in Technische nota 5 - Non profit en bijkomende opbrengsten. 

Samengevat wordt er een onderscheid gemaakt tussen 4 rubrieken bijkomende opbrengsten:

  1. Samengesteld uit interesten gegenereerd door subsidies of bijkomende opbrengsten die de lasten van toegeschreven aan het programma verlagen (recuperatie van taksen, van verzekeringen, enz.)
  2. Gegenereerd door de verkoop van activa waarvoor de aankoop ten laste is van het programma (zoals bijv. wagens)
  3. Gegenereerd door het delen van kosten (zoals bijv. onderverhuur van gebouwen waarvan de huur ten laste is van het programma)
  4. Gegenereerd door de verkoop van goederen en diensten

Voor de eerste drie rubrieken geldt 1° van artikel 31 voor opbrengsten die tijdens het programma worden gegenereerd. Opbrengsten na het programma kunnen gebruikt worden voor een volgend programma mits goedkeuring van DGD.

Voor de vierde rubriek kan zowel 1° als 2° gelden. Dit is dus de enige categorie opbrengsten die als eigen inbreng kunnen ingediend worden.

Organisaties konden tot eind september 2017 een aangepast budgetvoorstel bij DGD indienen waarbij een indicatieve bijkomende opbrengsten geïntegreerd kon worden. Indien nodig kunnen deze jaarlijks aangepast worden (wanneer er een significant verschil zou bestaan tussen de indicatieve en de reële bijkomende opbrengst).

Vereenvoudigde kosten

Wat zegt de regelgeving?

KB van 11 september 2016 - Art. 38.

Voor een bedrag van maximaal €15.000 per jaar en per subsidie, kan de gesubsidieerde organisatie voor de verantwoording van directe kosten gebruik maken van de optie van vereenvoudigde kosten, op basis van de door de Minister bepaalde modaliteiten.

Vereenvoudigde kosten in de praktijk

Vereenvoudigde kosten worden ook geregeld in het MB vereenvoudigde kosten 16-6-2017 en zijn geïnspireerd op het systeem van de Europese Commissie.

DGD heeft hierover een richtlijn opgesteld. Doel is om de controle op kleine recurrente kosten te vereenvoudigen.

Richtlijn DGD over vereenvoudigde kosten
Financieel Programmabeheer
05 Nov 2018 nl TAGS: Financiën

Voorwaarden:

  • Per land
  • Enkel binnen de GSK’s
  • Enkel voor directe kosten

Methode: er kunnen 2 methodes gehanteerd worden:

  • Eenheidskosten
  • Forfaitaire financiering

Deze dienen éénmaal bij DGD aangevraagd te worden en de goedkeuring geldt voor de gehele duur van het programma.

  • Voor 2017: ten laatste 3 maanden na de publicatie van dit MB
  • Komende jaren: ten laatste 31 maart
Website by MINSKY