Financiële verantwoording - ngo-federatie

Menu

Financiële verantwoording

ContactpersoonPaola Vallejo Patiño
07 Sep 2018
Regelgeving DGD 2017-2021 Financieel programmabeheer
Wat zegt de regelgeving?

KB van 11 september 2016

Art. 47 §1. Een financieel verantwoordingsrapport van het programma wordt uiterlijk zes maanden na het einde van elk jaar van het programma aan de administratie voorgelegd. Dit financieel rapport presenteert:

1° de opvolging van de budgettaire uitvoering van het programma, voor het jaar en geconsolideerd met de voorafgaande jaren.

2° de ten laste van de subsidie totale bedragen voor de operationele kosten, per outcome ingedeeld, voor de beheerskosten en, indien van toepassing, voor de administratiekosten, met de bevestiging van de Commissaris van de rekeningen dat deze kosten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma;

3° indien van toepassing, de bevestiging door de Commissaris van de rekeningen dat de structuurkosten dewelke zijn opgenomen in de jaarrekening van de organisatie, op zijn minst 7% van de directe kosten van het programma bedragen;

4° het totale bedrag van de in artikel 31 beoogde bijkomende opbrengsten in het boekjaar;

5° indien van toepassing : het totaal van de uitgaven en opbrengsten van de eigen inbreng met de bevestiging van de Commissaris van de rekeningen dat deze uitgaven en opbrengsten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma;

6° een kopie van de jaarrekening en het verslag van de Commissaris van de rekeningen aan de algemene vergadering, en dit binnen een termijn van 30 dagen na de goedkeuring van de rekeningen door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar.

§2. Er kan in het ministeriële subsidiëringsbesluit afgeweken worden van de in paragraaf 1 beoogde termijnen.

§3. Wanneer het een gezamenlijk programma van verschillende erkende organisaties betreft, wordt het financieel rapport ingediend door elke organisatie die subsidie heeft ontvangen.

Waar zit de sleutelinformatie over de financiële verantwoording?

Welke documenten moet je voorleggen voor jouw financiële verantwoording?

 

Samenstelling van de tabellen van financiële verantwoording (zie voorbeeldmodellen):

Checklist:

  • Opvolging van de vereffeningen
  • Globale opvolging van de budgettaire uitvoering
  • Opvolging - Budgettaire uitvoering per Outcome (1 tabel per Outcome van het programma)
  • Opvolging - Budgettaire uitvoering van de beheerskosten
  • Opvolging - Budgettaire uitvoering van de administratiekosten (1)
  • Totale bedragen ten laste van de subsidie

 

Opmerking:

Voor de financiële verantwoording worden er geen verplichte modellen of formats opgelegd (uitgezonderd voor de budgetaanpassingen). Er wordt een referentiemodel vanuit het NGSOC ter beschikking gesteld waarin duidelijk is welke rapporten en welke informatie er aangeleverd moet worden. De manier waarop deze rapporten aangemaakt worden, is de vrijheid van elke organisatie. Dit is een belangrijk verschil ten opzichte van het systeem voor de programma's van voor 2017.

 

Bijlagen aan de financiële verantwoording

1. Tabel Opvolging van de budgetaanpassingen (enige verplichte format!)

2. Eventuele algemene opmerkingen van de NGA's met betrekking tot de Financiële Verantwoording of specifiek met betrekking tot de budgettaire uitvoering (facultatief)

3.a Het verslag van de Commissaris van de rekeningen (2) - documenten

     I Het verslag van de Commissaris van de rekeningen aan de Algemene Vergadering van de NGA

     II De kopie van de jaarrekening

3.b Het verslag van de Commissaris van de rekeningen - informatie: specifieke opdrachten K.B. 2016

     I De bevestiging door de Commissaris van de rekeningen dat de totale bedragen ten laste van de subsidie (operationele kosten ingedeeld per outcome, beheerskosten en, indien van toepassing, administratiekosten) overeenstemmen met de verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma

     II De bevestiging door de Commissaris van de rekeningen dat de structuurkosten dewelke zijn opgenomen in de jaarrekening van de ANGS, op zijn minst 7% van de directe kosten van het programma bedragen

     III Het totale bedrag van de bijkomende opbrengsten

     IV Het totaal bedrag van de uitgaven en opbrengsten van de eigen inbreng (3) met de bevestiging van de Commissaris van de rekeningen dat deze uitgaven en opbrengsten overeenstemmen met de verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma

3.c Het verslag van de Commissaris van de rekeningen - informatie : facultatieve opdrachten (4) K.B. 2016

     I De bevestiging door de Commissaris van de rekeningen van de overeenstemming aan de regels betreffende de oorsprong van eigen inbreng (3) - (5)

     II De bevestiging door de Commissaris van de rekeningen van het totale bedrag van de bijkomende opbrengsten en van hun correcte behandeling (6)

     III De bevestiging door de Commissaris van de rekeningen van de correcte toepassing van de modaliteit van Vereenvoudigde Kosten

     IV De controle door de Commissaris van de rekeningen dat de totale bedragen ten laste van de subsidie niet sommige niet-subsidieerbare kosten bevatten (7)

4. Indien van toepassing: toelichting (aanvraag en goedkeuring) van de vereenvoudigde kosten

(1) Enkel van toepassing voor sommige IA : ARES, VLIR et VVSG.

(2) Conform Art. 47, §1er, 6°, het verslag van de Commissaris en de jaarrekening mogen op een latere datum dan 30 juni worden verstrekt : "(…) binnen een termijn van 30 dagen na de goedkeuring van de rekeningen door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar".

(3) Enkel van toepassing voor CMO.

(4) Indicatieve en niet-exhaustieve lijst. Andere facultatieve opdrachten mogen door de Commissaris worden uitgevoerd. Elke organisatie bepaald de keuze van de facultatieve opdrachten op basis van de noden.

(5) Cfr Ministeriële omzendbrief aangaande de financiële verantwoording en controle - Richtlijn 6.

(6) Cfr Ministeriële omzendbrief aangaande de financiële verantwoording en controle - Richtlijn 5.

(7) Cfr Bijlage 4 van K.B. 2016 betreffende de Niet-Subsidieerbare Kosten (NSK), uitzondering gemaakt van NSK 9° en 10 : de Commissarissen van de rekeningen menen dat zij de opportuniteit van een uitgave niet kunnen berechten.

Enkele aandachtspunten

  • De rapporten moeten de structuur van het budget zoals ingediend en goedgekeurd door DGD respecteren.
  • De financiële verantwoording wordt ingediend via het extranet.
  • Structuurkosten dienen niet te worden verantwoord – enkel een bevestiging door de Commissaris dat de structuurkosten minstens 7% van de directe kosten van het programma omvatten, volstaat.
Website by MINSKY