Extranet postbus - ngo-federatie

Menu

Extranet postbus

ContactpersoonFemmy Thewissen
07 Sep 2018
Regelgeving DGD 2017-2021 Contact met DGD

DGD creëerde een Extranet ANGs en een Extranet GSK. Dankzij het extranet kan je nu alle officiële documenten aan jouw dossierbeheerder overmaken door ze op een gedeelde folder op Extranet te plaatsen. Je verstuurt ze dus niet langer via e-mail.

Waarom?

Het Extranet heeft als doel om:

  • het delen van documenten tussen DGD-D3 en de erkende organisaties te vergemakkelijken.
  • de opvolging van de programma’s door de Administratie vlotter te laten verlopen (vermijden dat documenten verloren raken, dat dezelfde documenten opnieuw verzonden dienen te worden, overvolle inboxen, ...).

Alle documenten die betrekking hebben op de opvolging van de programma’s (zowel documenten opgesteld door DGD als door de CMO’s) zet je voortaan verplicht in de mappen van jouw organisatie op het Extranet.

Activering

Elke organisatie ontving toegang tot het Extranet ANGS (max. 3 personen) en het Extranet GSK (min. 1 persoon per land/thema waar jouw organisatie actief is). 

Om jouw account te activeren, dien je Internet Explorer te openen en het e-mailadres te gebruiken waarop je jouw activeringsmail ontvangen hebt.

Gebruik van extranet voor ANGS

Mappenstructuur

Maak de structuur aan zoals omschreven in het document 'Structuur en inhoud van de folders'. Deze structuur maakt een onderscheid tussen interne (alleen beschikbaar voor de organisatie en DGD-D3) en externe documenten (documenten die door de organisatie gevalideerd zijn voor externe publicatie op IATI, ODA, etc.).

 

Naamgeving document performantiescores: verplichte titel

Individuele programma’s: 

  • Elk document performantiescores (per outcome) moet een juiste titel krijgen. De titel moet achtereenvolgens opgebouwd worden uit volgende componenten, gescheiden door _ :

    • de IATI activity ID die je gaf aan de betreffende Outcome in IATI. Voor de opbouw van de IATI activity ID zie het kader hieronder.
    • de code PS (verwijst naar Performance Scores)
    • het jaar waarover je rapporteert, m.n. 2017
    • Bijvoorbeeld: [IATI activity ID_PS_2017].xlsx
Hoe vorm je jouw IATI Activity ID?

Gemeenschappelijke programma’s

De organisaties in een gemeenschappelijk programma formuleren gezamenlijk een specifieke naam voor elk document performantiescores (één per outcome). De organisaties laten aan DGD weten hoe deze nieuwe gemeenschappelijke titels voor de performantiescore fiches gelinkt zijn aan de IATI activity ID’s van elke organisatie voor elke outcome in een apart document. Dit document laden organisaties op hetzelfde moment op als de performantiescores, in dezelfde map op het extranet.

Gebruik van extranet voor GSK

Naamgeving document Geleerde lessen: enkele richtlijnen

Er wordt geen verplichte titel gevraagd. Voor eigen gebruik en om de communicatie met DGD te faciliteren is het nuttig om op consistente wijze titels te geven. We raden daarom aan dat volgende informatie terug te vinden is in de titel van het document:

  • De organisatie
  • Het jaar waarover je rapporteert
  • Het land/GSK
  • Het type document (bijvoorbeeld ‘LL’ voor ‘Lessons Learned’)
  • De outcome van je programma waar de geleerde lessen over gaan
  • De datum
  • Bijvoorbeeld: [Naam organisatie_2017_DRC_LL_OS2.1_180430].pdf

Relevante documenten

Hier vind je de verschillende relevante documenten over het gebruik van het extranet. Deze staan ook in de map 'Instructies & Info' op het Extranet ANGS.

Indien je vragen hebt kan je Femmy steeds contacteren.

Website by MINSKY