Vliegreizen
Stap mee in het raamcontract vliegreizen van Uniglobe Robins Travel. Ontdek het ngo-tarief. Let wel een beetje op je ecologische voetafdruk.
Sam Mostrey
Medewerker Juridische aangelegenheden, Werkgeversaspecten en Integriteit 02 536 19 29 contacteerIs de vliegreis noodzakelijk?
Vliegreizen hebben door hun CO²-uitstoot, een grote impact op ons milieu en klimaat. Ze zijn verantwoordelijk voor maar liefst 2,5 procent van de wereldwijde CO²-uitstoot, een broeikasgas dat bijdraagt tot de snelle opwarming van onze aarde.
Daarom dienen eerst enkele belangrijke afwegingen gemaakt te worden:
- Is het maken van de verplaatsing absoluut nodig om de doelstellingen te bereiken (vs. het gebruik van Teams/Zoom) en weegt de meerwaarde van ergens in persoon te zijn wel op tegen de klimaatimpact van de vliegreis?
- Hoeft elk lid van de geplande delegatie wel écht af te reizen naar het partnerland? (vb. 3 reizigers in plaats van een delegatie van 10 personen)
- Zijn er geen valabele alternatieven voor de vliegreis? (vb. de trein/bus voor verplaatsingen binnen Europa)
- …
CO²-compensatie
De meest klimaatvriendelijke manier van reizen is uiteraard het vliegtuig links laten staan. Omwille van de aard van ons werk zal het soms toch noodzakelijk zijn om het vliegtuig te nemen.
In dat geval kan CO²-compensatie overwogen worden. CO²-compensatie bestaat uit het vrijwillig compenseren van de CO²-uitstoot van je reis door financieel bij te dragen aan een door jouw gekozen klimaatproject. Met dit geld kan een vermindering in CO²-uitstoot gefinancierd worden die ongeveer gelijk staat aan de CO²-uitstoot van je reis.
Via wie kan je aan CO²-compensatie doen? (niet-limitatieve lijst)
- Via Treecological, het CO²-compensatieproject van onze eigen ngo BOS+
- Via Greentripper, het project waar Uniglobe Robins Travel, het reisbureau waarmee de federaties een raamcontract vliegreizen afsloten, mee samenwerkt
Samenaankoop (raamcontract) vliegreizen met Uniglobe Robins Travel
Sinds 2015 organiseren de 3 federaties (ngo-federatie, ACODEV en Fiabel) een procedure voor samenaankoop van vliegreizen voor de sector. Het raamcontract daarvoor werd voor de periode 2016-2020 aangegaan met Uniglobe Robins Travel. Wegens het grote succes van deze samenaankoop werd er een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure gelanceerd. Verschillende partners dienden een offerte in en na uitgebreide analyse bleek dat Uniglobe Robins Travel nog steeds de best mogelijke partner op de markt is. Er werd dus besloten om terug een raamcontract aan te gaan met Uniglobe Robins Travel voor een periode van 4 jaar (2020-2024).
De aanbieder die we dus als federaties aanraden als “preferred partner” is:
Uniglobe Robins Travel nv
Prins Boudewijnlaan 7C
2550 Kontich
UniglobeRobinsTravelGroup.be
ngo-ong@unigloberobinstravel.be
Je kan dus als erkende CMO of IA bij deze partner terecht voor al je vliegreizen. Door het raamcontract van de federaties vervalt de verplichting van de aankoper tot openbare aanbesteding of onderzoek van 3 offertes. Je mag dat uiteraard doen, maar door het raamcontract is dit niet meer verplicht.
Geïnteresseerde ngo’s kunnen rechtstreeks contact opnemen met Erik Schoenmaekers (eschoenmaekers@unigloberobinstravel.be) van Uniglobe Robins Travel. Hierna kan de ngo overgaan tot het afsluiten van een ‘service level agreement’.
Sinds de start van de nieuwe raamovereenkomst organiseerden we verschillende infosessies: twee algemene sessies over het aanbod (2020 en 2022) én sessies die dieper ingingen op de uitdagingen omtrent de coronapandemie. De ppt’s van deze sessies kan je hieronder terugvinden.
Reisaanvraag
Om verwarringen te vermijden werd er door Uniglobe Robins Travel een aanvraagformulier (travel request form) ontworpen waarin alle noodzakelijke informatie gebundeld wordt. Dit om een vlotte afhandeling te garanderen.
Enkele tips:
- Steeds voor de reiziger de naam identiek aan die op de identiteitskaart of paspoort doorgeven. Indien deze naam niet overeenkomt, wordt de toegang tot het vliegtuig geweigerd!
- Vooraleer over te gaan tot een boeking, controleer je best of de noodzakelijke reisdocumenten nog geldig zijn.
- Onderaan elk ticket staat een noodnummer vermeld waar je Uniglobe (internationaal) buiten de kantooruren (24/7) kan bereiken. Dit nummer is enkel bedoeld indien er zich een noodsituatie voordoet, bv. vlucht gemist.
Travel Request Form – 2022
Ngo-tarief
Dit tarief is een speciaal tarief dat verschillende luchtvaartmaatschappijen aanbieden aan ngo’s. Uiteraard zijn hier een aantal voordelen én voorwaarden aan verbonden. Bij bepaalde luchtvaartmaatschappijen geeft dit tarief recht op één gratis omboeking, anderen geven dan weer recht op extra bagage, enz. Het ngo-tarief is niet altijd het voordeligste tarief, maar door zijn flexibiliteit kan dit in veel gevallen en voor veel bestemmingen de beste oplossing zijn voor uw dienstreizen.
Belangrijk: vermits het ngo-tarief een gunstig tarief voor de sector is, mag het uiteraard enkel gebruikt worden voor dienstreizen in opdracht van de ngo en voor de meereizende familieleden. Je moet je dan ook steeds kunnen legitimeren indien hier naar gevraagd wordt. Het is noodzakelijk dat dit gebeurt, want bij misbruik van het tarief kan Uniglobe Robins Travel het recht verliezen om deze tarieven aan onze sector aan te bieden.
We maakten hiervoor een format dat je kunt personaliseren en bij het ticket van de reiziger kunt voegen.
Reisverklaring voor dienstreizen ngo’s
Brussels Airlines Humanitarian Programme
De Lufthansa Group zorgt met hun Global Humanitarian Programme voor een oplossing voor de specifieke noden van ngo’s en andere humanitaire organisaties. Het programma biedt aan sterk verminderde prijzen toegang tot het wereldwijde netwerk van Brussels Airlines, Lufthansa, Swiss en Austrian Airlines. Tickets veranderen van datum is gratis. Terugbetaling kan steeds tegen een kleine fee. In de humanitaire tarieven zijn 2 stukken bagage en 1 stuk handbagage inbegrepen. De speciale voorwaarden zijn beschikbaar in economy, premium economy en business class.
Uiteraard staan de humanitaire tarieven ter beschikking via onze partner Uniglobe Robins Travel.