Teleconferentie - ngo-federatie

Menu

Teleconferentie

Profile picture for user lenni.mertens@ngo-federatie.be
Contactpersoon: Mertens Lenni
Gepubliceerd op: 29 Oct 2018
Gewijzigd op: 03 Dec 2020
Onze ondersteuning

Door corona zijn we massaal digitaal gegaan. Hieronder wordt een overzicht gegeven van enkele websites, programma’s en andere tools die bestaan om online vergaderingen tot een succes te brengen. De klassieke participatieve vergaderingen, brainstormsessies en zelfs grootschalige evenementen kunnen perfect online plaatsvinden, maar vragen aangepaste tools en technieken. 

Online vergaderplatformen

  • Zoom, Skype, Microsoft Teams zijn het meest gekend en gebruikt voor online vergaderingen.
  • Jitsi [gratis] eenvoudig en snel meetings organiseren tot 50 personen. Gebruikt enkel je webbrowser dus geen download/installatie van software nodig.
  • Whereby [gratis] voor meetings tot 4 personen. Integratie mogelijk met Miro, Google Docs, YouTube.
  • Lucid biedt veel meer dan de bovenstaande vergaderplatformen. Je kan werken met virtuele whiteboards, diagrammen en grafieken voorstellen en ontleden, cloud-data visualiseren,... Hieronder nog enkele gelijkaardige programma's.

 

Online whiteboards

Er bestaan verschillende tools voor online brainstormsessies, post-it oefeningen en andere creatieve vergaderingen. Hieronder worden Miro en Mural kort besproken, maar er zijn nog veel gelijkaardige tools zoals Jamboard (betalend instrument van Google,  gebruiksvriendelijk voorstellingen voorbereiden en opslaan in Google Drive), Padlet (eenvoudig in gebruik) of Concept Board (sterke lay-out).

Online interactie

Vraag de mening van de deelnemers aan het begin, tijdens of na afloop van de vergadering. Vraag de deelnemers wat ze over een bepaald standpunt denken, of gebruik deze tools in de vorm van een mini-quiz om het ijs te breken. Via digitale interactie kan je zelfs meer participatie creëren dan bij de klassieke classroom meetings.

  • Zoom: ingebouwde poll-functie
  • Mentimeter gratis voor onbeperkt aantal respondenten.
  • Poll Everywhere gratis tot 25 respondenten.

Tip – gebruik deze tools ook bij fysieke presentaties en integreer de resultaten live in je presentatie via je webbrowser.

Visualiseer met deze tools op eenvoudige wijze de resultaten van de bevraging door middel van grafieken, word clouds etc.

Online vormingsplatformen

  • Zoom kan uitstekend dienen als platform voor het hosten van een webinar. Het is eenvoudig, toegankelijk en biedt o.a. een poll-functie voor interactie.
  • Webinargeek – handig en gebruiksvriendelijk platform voor webinars te organiseren. Dit is een one-way platform, waarbij de trainer voornamelijk communiceert naar de deelnemers, en niet omgekeerd (behalve interactie via polls en chatbox).
  • Bookwidgets is een vormingsplatform waarmee je interactieve webinars en online vormingen kan creëren met o.a. worksheets, interactieve afbeeldingen etc.
  • Spot LMS – platform waarbij er meer interactie mogelijk is. De deelnemers kunnen o.a. in break-out rooms worden verdeeld en communiceren via audio/video.
  • Hopin – biedt nog meer mogelijkheden, en kan dienen als platform voor een grootschalige conferentie of event met meerdere simultane webinars.

Online faciliteren

Deel informatie vooraf: zo kunnen deelnemers zich goed en tijdig voorbereiden en verloopt de interactie tijdens de sessie op een efficiënte manier.

Hanteer spelregels:  Communiceer vooraf duidelijke spelregels. Kom op tijd, zet je micro uit en camera aan (!), steek je (virtuele) hand op als je het woord wil nemen etc.

Houding van de begeleider: de houding van de begeleider is cruciaal en een sterke regie is aangeraden. Dat kan op volgende manieren: 

   Sturend: houd het tempo en ritme erin en houd de voortgang in de gaten, organiseer en stimuleer interactie, zorg voor de nodige pauzes;

   Aanwezig en aansprekend: wees actief in gesprekken, stel vragen, vraag reacties;

   Transparant en structurerend: benoem thema’s, vat samen, kondig volgende stappen aan, formuleer consensus… ;

   Gebruik helpers: verslaggever, technische ondersteuning etc.

Gebruik de chat: Via de chat kan je mensen betrokken houden, terwijl ze misschien niet aan het woord zijn. Stel wel op voorhand duidelijke afspraken voor de deelnemers, en stel eventueel een verslaggever aan die de chat opvolgt zodat de facilitator/voorzitter niet wordt afgeleid.

Verlaag de drempel om te spreken: door iedereen in het begin eens aan het woord te laten, door een bijdrage van iedereen te vragen over een bepaald punt of door mensen aan te spreken die nog niets gedeeld hebben.

Deel je presentatie op in verschillende blokken en geef tijd om vragen te stellen tussendoor. Als je alle vragen tot het einde laat, gaan de mensen soms in Netflix-modus. Hou de mensen wakker met wat sappige anekdotes op het juiste moment.

Gebruik en beheers de juiste tools: Afhankelijk van het doel van de vergadering, moet je aangepaste tools gebruiken zoals een digitaal whiteboard voor bv de ‘post-it oefening’. Controleer de instellingen van het platform. In Zoom kan je als presentator je slides naast de video's van de deelnemers plaatsen, om zo meer verbonden te blijven met je deelnemers, wat de interactie enkel maar ten goede komt. Belangrijk: zorg ervoor dat ook de deelnemers mee zijn met de tools die je wil gebruiken!

Stukje film: Maak een korte opname op voorhand (2 à 3 min.) van iemand die een agendapunt of discussiepunt introduceert. Dit kan zijn onder de vorm van een provocatieve stelling, een interview of enkele take away messages zijn.

Steek voldoende tijd in de voorbereiding en gebruik een format dat is aangepast aan het onderwerp en doelpubliek. Zorg voor een goed uitgewerkte timing, maar zorg eveneens voor voldoende reservetijd. Een sessie van één uur kan op veel verschillende manieren worden ingevuld. Hieronder vind je drie verschillende formats voor een webinar, geleide brainstorming of informatiesessie.

Teleconferenties en gebruik apparatuur

Technische tips voor het organiseren van een SD via teleconferentie (doc in het Frans)
Teleconferentie
09 Nov 2018 nl, fr TAGS: GSK
Website by MINSKY