Charter Integriteit - ngo-federatie

Menu

Charter Integriteit

Profile picture for user bruce.stevens@ngo-federatie.be
Contactpersoon: Bruce Stevens
Gepubliceerd op: 01 Sep 2020
Gewijzigd op: 30 Sep 2020
Onze ondersteuning Integriteit

De hele Belgische sector van ontwikkelingssamenwerking heeft in 2018 het integriteitscharter ondertekend. De totstandkoming van dit charter is de uitkomst van overleg tussen DGD, de federaties en alle betrokken organisaties en partijen. Sinds het in 2020 aangenomen wetsvoorstel is het integriteitscharter wettelijk verankerd en dus bindend voor alle institutionele actoren en erkende organisaties van de civiele maatschappij.

Bindende acties

Alle organisaties zijn dus gebonden om concrete acties te ondernemen ter ondersteuning en implementering van het charter en een correct integriteitsbeleid. Deze acties zijn:

  • Ethische code: de vaststelling van een voldoende duidelijke en richtinggevende ethische code en de ondertekening ervan door werknemers, vrijwilligers en bestuurders.
  • Bewustzijn: Wij maken ons bewust van deze kwesties, inclusief onze partners, en organiseren trainingen.
  • Voorbereiding: We nemen maatregelen om integriteitsrisico's te beheersen.
  • Voorkomen: Wij nemen de nodige integriteitsbepalingen op in onze contracten met onze partners.
  • Een "integriteitsadviseur" is beschikbaar om in alle vertrouwen advies te geven.
  • Controles: Wij organiseren controles om onze integriteitssystemen te verbeteren.
  • Vertrouwen: Een vertrouwelijk aanspreekpunt is beschikbaar voor het indienen van klachten.
  • Klachtenprocedure: We volgen de klachten op en nemen maatregelen om deze op te lossen.
  • Transparantie: We communiceren ten minste eenmaal per jaar globaal over integriteit.
  • Blijven leren: We werken samen met andere belanghebbenden om onze systemen voortdurend te verbeteren.

Integriteitscharter

Belgisch integriteitscharter ondertekend door de leden van ngo-federatie.
Integriteit
12 Nov 2018 nl TAGS: Integriteit

Acht concrete werven

De 10 punten uit het Charter Integriteit zijn door de federaties vertaald in 8 werven, waarin we onze leden ondersteunen.

Vier werven geoperationaliseerd

De eerste vier werven zijn reeds volledig geoperationaliseerd. We geven hier een overzicht. 

1. Ethische code

De eerste werf (= de start werf)  gaat over het opmaken van een ethische code per organisatie. Wat staat er in een goede ethische code? En waar kan ik goede voorbeelden vinden? Dit schematisch document geeft een kort overzicht van de literatuur, de bouwstenen, de dilemmatraining en enkele goede voorbeelden.

2. Integriteitsverantwoordelijke

In de tweede werf stelden we een integriteitsverantwoordelijke aan. Die zorgt ervoor dat het integriteitsbeleid binnen de organisatie vorm krijgt en wordt nageleefd. Concreet is deze 'change manager' verantwoordelijk voor de toepassing van de punten van het charter. Wat moet je precies doen als integriteitsverantwoordelijke? 

  • Binnen de organisatie een echte cultuur van integriteit vestigen en in stand houden, gebaseerd op waarden en regels, maar ook op een logica van transparantie en continue verbetering.
  • Geef de organisatie een ethische code die volledig in lijn is met de waarden en het imago van de organisatie en zorg ervoor dat iedereen die voor de organisatie werkt (medewerkers, vrijwilligers, bestuurders) zich deze code eigen maakt.
  • In de nodige informatie en opleiding voorzien om deze toe-eigening te vergemakkelijken.
  • Zorg ervoor dat de organisatie een individu heeft aangesteld als 'integriteitsadviseur' en dat deze persoon de tijd, kennis en vaardigheden heeft om deze rol te vervullen.
  • Identificeer de integriteitsrisico's die van invloed kunnen zijn op uw organisatie en hoe deze te beheren. Deze risico's volledig integreren in het partnerschapsbeleid en de partnerschapsovereenkomsten.
  • Zorgen voor het bestaan, de toegankelijkheid en de goede werking van het rapportagemechanisme dat klachten ontvangt en ervoor zorgen dat er een mechanisme wordt ingesteld voor de tijdige, doeltreffende, efficiënte en evenredige indiening en behandeling van klachten.
  • Ervoor zorgen dat in geval van een inbreuk op de integriteit onmiddellijk passende maatregelen worden genomen. Dit kunnen maatregelen zijn ter bescherming van slachtoffers, alarmering, organisatorische verbeteringsmaatregelen of individuele of collectieve sancties.
  • Ervoor zorgen dat er controleprocedures bestaan om potentiële integriteitsschendingen te identificeren en de integriteitsbenaderingen van de organisatie dienovereenkomstig te verbeteren.
  • Beoordeel regelmatig de integriteitssituatie binnen uw organisatie en stel verbeterpunten en actieplannen voor, ook op basis van actieve peer-to-peeruitwisseling.
  • Zorg voor een alomvattende, regelmatige (ten minste eenmaal per jaar) en gestructureerde communicatie over integriteitsschendingen.

3. Raadgever integriteit

Deze functie bestaat erin de doorverwijzende persoon te zijn tot wie elke medewerker of vrijwilliger in de organisatie zich in vertrouwen en evt. informeel kan wenden voor advies over integriteit.  Deze raadgever moet gebonden zijn aan de vertrouwelijkheid van de ontvangen informatie, tenzij er sprake is van een uitzonderlijke situatie (zoals een ernstig en dreigend gevaar voor een persoon of de organisatie) dat niet kan worden vermeden zonder die vertrouwelijkheid te schenden. Deze functie is dus gelijkaardig maar niet identiek aan de vertrouwenspersoon zoals bedoeld in de wet welzijn op het werk. Je mag wel dezelfde persoon hiervoor aanstellen binnen je organisatie.

Deze functie vereist volgende vaardigheden:

  • Integriteit in je organisatie kennen, zowel in termen van volledige kennis van codes en waarden als in de manier waarop ze worden toegepast.
  • Een sterk vermogen hebben tot empathie en respect voor anderen.
  • Een sterk vermogen hebben om vertrouwen in anderen op te bouwen en vrije en ongedwongen expressie aanmoedigen.
  • Een groot luistervermogen hebben, vooral zonder te oordelen, en de expressie van anderen vergemakkelijken om alle relevante informatie te verzamelen alvorens advies uit te brengen.
  • Het vermogen hebben om complexe situaties te analyseren vanuit een integriteitsperspectief, rekening houdend met zowel de realiteit van individuen als organisaties.
  • Het integriteitsbeleid kunnen toepassen en aanpakken en dus kunnen omgaan met ethische dilemma's - ze kunnen spiegelen aan de waarden van de organisatie.
  • Op basis van deze analyses aan de andere partij geïnformeerd advies geven over de attitudes en acties die kunnen worden ondernomen.
  • Zorgen voor een adequate follow-up en ondersteuning van de verschillende adviesaanvragen op individuele basis en, in het algemeen, door te analyseren zien of er verbeteringen moeten worden aangebracht in de integriteitsmechanismen van de organisatie.

4. Integriteitsklachtenmanager

De functie “Integriteitsklachtenmanager” bestaat erin om eventuele integriteitsklachten die binnen de organisatie worden ingediend te identificeren en adequaat af te handelen.  Deze functie moet zo onafhankelijk mogelijk zijn van het operationele werk en rapporteert direct aan het management van de organisatie, tenzij de omstandigheden van de klacht dit verhinderen.

De functie dekt volgende zaken:

  • Dagelijks controleren of er klachten zijn binnen gekomen, zien of ze te maken hebben met integriteit, of ze eventueel doorverwijzen naar een andere afdeling.
  • Integriteitsklachten analyseren op basis van een goede kennis van de integriteitswaarden van de organisatie en het beheer van dilemma's.
  • Voor ontvankelijke klachten, een passend actieplan opstellen in overeenstemming met de interne procedures en processen van de organisatie. Eventueel enquêtes en informatieonderzoeken opstarten.
  • Op basis van de verzamelde informatie maatregelen en sancties voorstellen die naar aanleiding van de klacht moeten worden genomen.
  • Aan de integriteitsverantwoordelijke mogelijke verbeteringen van de interne integriteitssystemen voorstellen op basis van de behandelde zaken en de uitgevoerde analyses.

In het kader van de Task Force Integriteit heeft DGD een opdracht gegeven aan Deloitte om een gids over meldingsmechanismen bij integriteitsschendingen te schrijven. Deze gids helpt je bij het installeren of verbeteren van je eigen klachtenmechanismen.
  
Hieronder vind je deze gids over meldingsmechanismen. De titel van de Nederlandstalige gids is 'Gids voor mechanismes voor rapportering' en die is wat ongelukkig gekozen. Het gaat immers over meldingsmechanismen en dat heeft niets te maken met DGD-rapportering.
 
Daarnaast maakten we een vier pagina's tellende samenvatting in vier talen (NL, FR, ENG, ES). 

 

Samenvatting gids klachtenmanagement integriteit
10 Jul 2019 nl, fr, es, en TAGS: Integriteit bij Belgische ngo's Integriteit

Cumulatieve functies

In kleine organisaties kan het moeilijk zijn om de drie bovenstaande functies onder verschillende mensen te verdelen. Je kan ze daarom combineren, maar de rol van integriteitsadviseur is niet steeds verenigbaar met die van klachtenmanager. Als je deze rollen wil combineren, moet je steeds het vertrouwensprincipe en vertrouwelijkheid van gegevens kunnen garanderen.

In zeer kleine structuren kan het verkieslijk zijn om de rol van klachtenmanager toe te wijzen aan een derde partij, zoals een bestuurslid. Het kan ook nuttig zijn om te analyseren of een functie kan uitbesteed worden aan een andere organisatie.

De functies van integriteitsverantwoordelijke en integriteitsadviseur samenbrengen, kan wel zinvol zijn omdat ze allebei aan de preventieve kant van het integriteitsbeleid staan.

Website by MINSKY